Projet client: exportation des feuilles de temps par activité et par projet vers le logiciel de paie

Notre client, une société minière de l’Abitibi, compte près de 200 employés œuvrant dans différents corps de métiers et travaillant sur plusieurs projets. Des feuilles de temps sont complétées pour chacun des employés à l’aide de Microsoft Excel. Actuellement, seul un total des heures travaillées par chacun des 200 employés est entré dans le système comptable. Ce travail est long et répétitif. De surcroît, il n’est pas possible d’obtenir un cumul des heures par projet et par activité. L’entreprise a donc mandaté  notre équipe afin de procéder à la simplification et à l’amélioration de ce processus.

Différentes possibilités ont été évaluées par notre équipe de développement afin de répondre aux objectifs du client.

Programmation d’un complément à Microsoft Excel 2007 à l’aide de VSTO (Visual Studio Tools for Office)

La solution finale que nous avons proposée à notre client est l’ajout d’un complément à Microsoft Excel. Grâce aux outils de développement conçus par Microsoft, il est possible d’ajouter des menus supplémentaires aux applications de la suite Office comme Microsoft Word et Microsoft Excel, nous permettant ainsi de s’intégrer à des logiciels externes. L’inspiration pour ce projet nous est venu des outils d’intégration de Acumatica qui sont intégrés à Microsoft Excel.

Grâce à une barre d’outils « Feuille de temps » intégrée à Excel, les utilisateurs sont en mesure de transmettre directement le contenu des feuilles de temps au logiciel de paie. Puisque plusieurs feuilles de temps peuvent être envoyées pour un même employé, le système gère la remise à zéro des fiches employé via un bouton séparé. Un champ personnalisé a été ajouté au système afin d’exclure certains codes de paie comme l’assurance groupe et les cotisations syndicales de cette réinitialisation.

Afin de s’assurer de l’intégrité des données, une validation préalable de la feuille de temps est effectuée par le complément. Les codes de paie, d’employé et de projet sont vérifiés systématiquement. Si une erreur est trouvée, un commentaire est ajouté à la cellule fautive et un message est donné à l’utilisateur.

Une fois la validation complétée, un détail complet des heures par activité, par projet et par employé est ainsi transmis au système pour approbation. Il devient ainsi facile d’utiliser les rapports intégrés au système, comme le journal des paies et les listes du grand livre, pour connaître les coûts par activité dans chacun des projets.

Ce projet a été développé et livré au client en moins d’un mois. Pour notre client, l’utilisation de Microsoft Excel pour la transmission des feuilles de temps à son système comptable était tout naturel – les utilisateurs du système continuent d’utiliser un système qu’ils apprécient et qu’ils maîtrisent, et les gestionnaires disposent maintenant d’une information beaucoup plus détaillée sur la performance de leurs projets. Cette solution peut fonctionner avec n’importe quel logiciel comptable ou logiciel de paie utilisant une base de données de type SQL.